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万博体育新app档案馆概况

万博体育新app档案馆概况

一. 简介

(一)概况

万博电脑客户端全宗的建立与建校同步,1978年建立全宗,全宗号为89,1999年和2006年接收了娄底师范的90号全宗、涟邵技校的171号全宗和娄底市农科所的137号全宗。

万博电脑客户端档案工作,随着学校的不断壮大而迅速发展,1995年正式成立综合档案室,为副科级建制,隶属校长办公室管理。综合档案室在原省二级的基础上,于1997年晋升为省一级。1999年,师范并入万博电脑客户端,同时接收档案。2004年,学校升格为本科院校。2005年,在具备一级类目独立归档的部门实行了部门归档。2006年,在机关职能部门推行党群、行政二级类目归档。同年,涟邵技校、农科所并入万博电脑客户端,同时接收档案。2007年,综合档案室由原来的机关“省一级”晋升为省事业单位 “省一级”。2009年5月,综合档案室升格为档案馆,副处级建制,挂靠党办校办管理。

(二)人员配备

现有馆员5人,副高4人、中级职称1人.

(三)设施设备

我馆于2010年5月搬迁至新馆办公,馆舍面积由原来的90平方米扩大到1220平米。做到了库房、整理室、阅档室、办公室“四分开”,按照档案保管保护要求,配备了“铁门、铁窗、铁柜”。所有档案用房全部使用了中央空调。配备了80多立方米的密集架和60多个新档案柜。同时配备了去湿机、防磁柜、扫描仪、照相机、传真机和复印机。每个工作人员配备了电脑,每个库房都配备了打印机。

二.开展的几项主要工作

(一) 组织管理

学校一贯重视档案工作,建立了由校领导、党办校办主任分管,档案馆馆长主管,档案人员具体负责的三级管理体制。为指导档案工作的开展,学校成立了“档案工作领导小组”,党委书记亲自担任组长。学校每个单位、部门确定了分管档案工作的领导和兼职档案员,层层把关,各尽其责,使档案工作有条不紊地开展。

档案馆建立后,相应的档案管理机制需要进一步建立健全。我们进一步明确了校属各单位、各部门的分管档案工作的领导和兼职档案员,健全了全校档案工作机构和完善了档案的工作网络。

(二)制度建设

2001年,万博电脑客户端根据省、市档案局的要求,对文书档案进行立卷改革,改卷为件。2004年,按照教育部的分类规则,将档案分成11个大类,正式推行了部门归档制度,综合档案室对各部门进行了深入细致的业务指导,学校各种文件材料归档及时,分类准确,编目规范。2005年,按照教育部《关于高等学校档案管理实施办法》的要求,制定了学校《档案分类方案》、《档案保管期限表》和《档案管理实施办法》,使档案材料从整理、归档、查阅到利用等每个环节更为规范、科学。2009年底,为进一步贯彻落实国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令)和教育部令27号《高等学校档案管理办法》精神,联系万博电脑客户端工作实际,反复修订了《万博体育新app档案管理实施办法》、《万博体育新app分类方案》、《万博体育新app党群、行政和外事类文件材料归档范围和档案管理期限规定》和《万博体育新app文件材料归档范围和档案管理期限表》等并已报省档案局审批。建立健全了《万博体育新app档案馆工作职责》、《万博体育新app档案馆馆长岗位职责》、《万博体育新app档案工作人员守则》、《万博体育新app档案安全保管制度》、《万博体育新app干部档案的收集》、《万博体育新app干部档案工作人员守则》、《万博体育新app人事档案管理人员岗位职责》、《万博体育新app学生档案管理与提取》、《万博体育新app电子文件归档管理制度》等,使万博电脑客户端的档案管理更为科学、完善,制度建设更加健全。

(三)档案基础业务建设

(1)档案资源建设

随着学校的发展、壮大,学校档案工作从小到大,从弱到强。内容越来越丰富,门类越来越齐全。截止到2011年底,我馆的馆藏已达到6万7千多件。涵盖了党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财务、人事、专技、学生、声像、实物等十四类。实现了真正意义上的档案实体集中统一管理。共分5个库房进行管理。下设“党群、行政、教学类”库房;“科研、基建、设备、出版、外事类”库房;“人事(包含专技)类”库房;“学生、财务类”库房;“实物、声像类”库房。以及正在筹建“校史展览馆”。根据我馆的实际情况,我们采取是从档案收集、整理、编目到提供利用专人专管的管理模式。在全校推行部门立卷。

学校库存档案集中了原娄底地区进修学院、原娄底师范、涟邵技校和娄底市农科所的全宗。其中有学校开展教学、科研、管理方面的文件材料,有广大师生从事教育教学工作所获得的研究成果材料,还有大量的有关梅山文化、曾国藩研究、湘中文化等地方文化研究的材料;有原军委副主席张万年与万博电脑客户端学生的合影,珍藏有国家有关部门领导罗海藩、谢贵华、张宝庆等为万博电脑客户端的题词。值得一提的是,在万博电脑客户端馆藏档案中,有数以万计的毕业生学籍管理档案材料,这些毕业生大多数已成为国家栋梁,有数百人名扬海外,有关他们的档案材料具有很高的利用价值。

(2)档案的开发利用

为了方便档案的利用,提高档案信息检索的查准率、查全率,档案工作人员除圆满完成平时的日常工作外,努力编制检索工具,编制了从1978-2009年89号全宗目录索引、1978至2000年90号全宗目录索引、1975-2006年171号全宗目录索引以及“基建工程索引”、实物档案专题索引“等。除此之外,努力挖潜,积极开发档案信息资源,充分发挥档案的信息作用和社会效益。利用丰富的馆藏资源,开展编研工作。共编制了“全宗指南”、“大事记、组织沿革”、“校史”、“档案工作专题资料”、“干部任免专技职称专题资料”、“文件汇编”、“学院领导干部讲话汇编”、“教育 教学科研成果汇编”、以及“农业科研成果汇编”等。档案编研工作是与时俱进不断发展的,因此我馆的档案编研工作一直延续至今。

(3)档案宣传

我们还利用档案举办“档案宣传展览”和“教育教学成果”展览。收到了很大的社会效益。相关为举行“20周年校庆”、“迎接省教育厅组织的教学评估”、“迎接教育部组织的专升本评估”等工作,先后四次利用档案举办展览,共展出各种照片、图表800余张,展示面积达1200m2。

(4)档案信息服务

我们围绕学校的中心、重要工作,主动配合相关部门完成了各种检查、评估和申报工作。如校长离任审计、阳光公寓、招生就业工作、土地置换、评估数据统计、全国专业学位研究生试点单位的申报和各种宣传资料、宣传片的制作等。

通过各种形式的宣传与优质服务,档案利用人次成倍增长。由2008年的1000多人增加到目前的10000多人。

(四 )档案信息化建设

2006年,学校投资购买了《金通文档》档案管理(单机版)软件,并明确由谭伟贞具体负责档案信息化建设,万博电脑客户端档案信息化管理从此进入实质性阶段。综合档案室利用《金通文档》建立了档案管理数据库,录入目录60000多条,全文扫描80万字。

为适应档案信息化、网络化的快速发展的需要,为万博电脑客户端教学、科研提供高效、便捷的档案信息服务。2010年6月份我们购置了“世纪科怡”的档案管理软件。现已将我馆原来的历史数据全部导入新的档案管理系统,2009年的重要原文已挂上网络。2009年、2010年接收的档案都使用了“世纪科怡”系统软件进行录入。现在通过网络可以检索到我馆2010年(包括2010年)的档案条目和部分全文、照片。目前我们已经初步建立了“条目数据库”、“全文数据库”和“多媒体数据库”。11月初,我们将对部分重要的、利用率较高的档案进行全文扫描。2015年9月全面推进档案信息化二期建设,通用版安装调试启用。

(五)常规工作

(1)档案工作大检查

自2004年起,由党办校办牵头,分管领导带队,挑选出专业能力较强的档案人员组成检查组,每年对全校的档案工作进行大检查,根据检查的情况,结合平时的部门立卷评选出“关心和重视档案工作的领导”、“档案工作先进单位”、“档案工作先进个人”在全校进行表彰。从2006年开始,万博电脑客户端的档案工作纳入各专业系目标管理和评建工作的范围,使万博电脑客户端档案工作与其他工作同步发展。2010年,为推进全校档案工作的快速发展,我们对档案工作中存在的问题以《通报》的形式进行批评,编制了2期《档案工作通报》。2011年,为推进部门的档案工作规范化管理,从今年开始我们又在全校设立了“档案工作示范岗”,通过“树典型、立样板”的方式全方位地提高各单位的档案管理水平。

(2)业务培训

我们通过举办培训班、讲座、平时组织的业务学习和馆员自学等各种形式对馆员加强业务培训,近年来,举办了类似的档案培训班六次,授课40余节,参加人员达200余人。每年都积极输送档案人员参加不同层次的业务培训。特别是近年来,每年2次组织馆员外出开会或到各兄弟院校档案馆参观、学习。

(六)荣誉

据不完全统计,从2003年至2011年,万博电脑客户端档案工作获得省、市级集体奖项6项。其中:2011年被评为省直单位“档案工作先进单位”、2008年被评为“湖南省档案工作先进单位”、2006、2007、2010年,三次被评“省直机关协作组档案工作先进单位”。专职档案员共获省、市级个人奖项14项。其中2009年,罗求实同志被评为“湖南省关心和重视档案工作的领导”。2007年。罗爱辉同志获“湖南省档案工作先进个人”、2011年,被评为“湖南省刘义权式的优秀档案工作者”并作为全省高校唯一代表在大会作典型发言。同期,被万博电脑客户端评为“十佳共产党员”,成为唯一的一个女典型。2004-2009彭韶霜同志先后四次受到省、市的表彰。2012年至2015年周剑辉同志、钟江连同志、彭韶霜同志、潭伟贞同志相继被评为湖南省档案工作第二十一协作组。2015年潭伟贞同志被评为“湖南省档案工作先进个人”。

专职档案员在完成本职工作的同时积极开展学术研究。2003-2015年,共出版专著3部,主持国家、省、校级课题14项,在专业核心期刊和专业期刊上发表论文132余篇。潭伟贞同志于2015年获省高校档案协会论文一等奖,十佳成果奖。

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