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明清档案保管世纪谈

明清档案保管世纪谈

中国第一历史档案馆高换婷

明清档案自20世纪20年代后,从皇家密藏到流

散社会,后经多次辗转变卖。特别是20世纪的前半个世纪,还几经外国列强的焚毁和劫掠。由于保管不善,又长期受风雨虫蛀的侵害。人祸天灾,患难频仍。后半个世纪,才由国家档案馆妥善保管,这乃是中华民族的一大幸事。现将明清档案历史和现实的保管经验,以及由此想到的未来对其保管保护的管见与同仁切磋,以利于今后的工作。

一、档案保护历史经验谈

综观档案保护的历史,档案受到损害有着诸多因

素。总体上可将其分为两大类,即社会因素与自然因素。它们都直接影响档案的安全与存亡。

(一)档案保护的社会因素

1、政权更替与战争

历史上各朝代的政权更替,连年的战争,外国列强的侵略等社会因素,都会造成珍贵档案被毁、损、被焚。这种事件古今中外屡见不鲜。目前我馆藏有一千余万件明清档案,其中明代档案只有三千余件,占全部档案的0·003%。原因是明朝初年,燕王朱隶夺得皇位后,曾下令把建文帝时包括实录在内的全部档案约数千件“悉数烧毁”。在英宗与景帝的皇位斗争中,同样将其全部实录消灭殆尽。明朝灭亡之际,战火殃及宫殿、衙署,大量档案毁于其中。清政府统治中国后,不仅有意焚毁各地架阁府库档案及南明档案,还曾历次下令实行文字狱,也是明档匮乏的原因之一。清朝档案是当今历朝档案保存最多的,但清朝档案由于社会因素引起档案被毁的事件,也曾出现过多次。

2、人为的损伤与破坏

人类在重视保护历史档案的同时,往往也自觉不

自觉地发生一些损伤和破坏档案的事件。八千麻袋事件,对档案的破坏触目惊心。同时,不健全的制度、不合理的管理也使档案在不同程度上遭到损坏。

①档案整理中的不安全因素。档案整理是一件艰

苦、细致的工作。需要有一定的历史知识、文学水平和对文书制度的了解。因种种原因,经过整理的档案中往往出现以下的缺陷:

a、只有类别没有细目。即在档案整理过程中,只

是将其粗略地分几大类,组成一包包、一捆捆。当利用者查找自己所用之件时,只能从大包大捆中寻找。结果使不被利用的档案被多次翻阅,造成不必要的损坏。另外,档案大包大捆的提调,给清点工作带来很大的困难,一旦有档案丢失也不易被发现。b、一份档案两处存。清代档案类型较复杂,整理中因种种原因,有些具有紧密相连的文书被人为分开。有个别的档案经过修裱后被一分为二,在整理中也没有被二归一,并视其为残件处理。c、档案、餐饮同一桌。因条件有限,整理档案场地与生活休息场地混在一处,使档案受到餐饮、油迹、墨迹等污渍的损害与威胁,为霉菌、蛀虫的生长创造了条件。

②缩微复印修复对档案的影响。为避免直接使用

原始档案,用现代技术对原档进行缩微、复制,这本来是件好事,但其存在的弊端是:

a、档案在缩微、复印时,受强烈的白炽灯、紫外线

照射,较高的温度破坏了档案纸张的纤维,使之易变

脆、变黄,如不慎将墨粉粘上还会污染档案。另外,有些档案过厚、过大,拍照复印时需来回翻倒,造成档案断裂、破损。有时为了照得清楚一些,还将成本的档案拆开,将粘贴的条、片揭开,破坏了档案的原貌。b、修复档案时,由于个别修复人员不了解档案知识,有的将一件档案当作两件托裱。有些受潮成砖的档案,被个75档案学通讯2001年第1期

别技术欠佳的人员托裱后,出现丢字、残字的现象。更严重者将字迹裁掉。在修裱舆图时,丢失原有的标签,造成历史古迹及楼阁庙宇的名称无据可查。

③档案利用中的不安全因素。近几年,利用档案

的人员不断增多。由于职业不同,层次不同,在利用档案时出现过一些违反规定的做法:

a、使用不符合标准的黏合剂粘接档案。b、蘸唾液

或水翻阅档案。c、长期利用档案不归,并将档案置于阳光可照射或雨点可潲到之处。d、在不具备装有专用灯光设备,没有温湿度保证的展览室陈列档案原件。

④档案装具制作中的不安全因素。面对大量赤身

裸体的档案需要进行包装,装具材料的选择则应非常严格。长期以来,装具达标率是很低的。

a、装具所用的木料、纸料、布料,含有较强的酸性

物质。b、装具所用的粘合剂,不符合防虫、防霉要求。c、装具的别嵌,使用易生锈的金属或易老化发粘的塑料制品等。

(二)档案保护的自然因素

随着科学技术的不断发展,人们对事物的认识也

在不断的深入。对文物、档案科学保护的方法和思想概念都已发生了变化,产生这些变化的主要原因是人们对环境问题的关注加强了。

1、空气与温湿度

空气中含有多种物质。其中包括氮、氧化物、臭氧及酸性气体等。另外夹杂有粉尘满虫等,对档案的保管都是极为不利的。这些有害物质进入库房的渠道,一般是在提调档案时由保管员带入;从不严的门窗空隙中进入;顺着通风管道随风吹入以及读者利用档案时污染所至。

此外,由于缺乏完善的中央空调系统及科学的管

理方法,使档案库房的温湿度失控,使虫霉等有害物质有可乘之机。

2、虫蛀

蛀虫无孔不入,由于库房的门窗不严,使一些小虫乘虚而入,吃食、破坏档案。一些年代久远的纸张档案,也能自然生成一些书蠹。有的书蠹是从上之下垂直蛀食;有的书蠹是沿着字迹边缘蛀食;有的书蠹则专门蛀食有字迹的地方。经过蛀食的档案,千窗百孔,令人可惜。

3、纸张老化

纸张的耐久性也会随着时间的推移而逐渐减弱,

变得松、脆、酥、棉。受外界不良因素的影响后,还会出现墨迹变浅、发霉、焦脆、成砖状、絮状,最后被彻底破坏。

4、自然灾祸

人类社会进步的天敌是自然灾害,而自然灾害的

发生是不以人的意志为转移的。一些突发性的水灾、火灾、虫灾、地震等,都会使千年存档毁于一旦。历史的教训为我们敲响了警钟,前人的经验为我们指出了道路,展望未来深感档案工作者肩负着重大的责任。

二、对21世纪档案保护的展望

21世纪,将是人类社会中更加辉煌的一个世纪。

作为人类历史遗迹之一的档案,更应该加强保护:

1、加强对明清档案的重视与保护

档案作为一种资源,具有档案与文物的双重价

值。因为第一它是人类的财富。大量的档案对研究我国社会发展史提供了第一手材料。第二它是珍贵的文物。除文献本身,一些档案装具,如:金柜、玉牒柜、档案奏匣套盒以及各种纺织面料的包布等,堪称传世佳作。第三它反映了当时技术水平。从这些档案的纸张、面料、墨迹、印迹及装潢之中,可以反映出人类生产发展的技艺和水平。档案如此重要,对其保护就决不可掉以轻心。

将历史档案长久地保存好,应具备:①良好的外界

环境。②合格的档案库房建筑。③严格的管理制度。以上三项,缺一不可。从长久发展的眼光看未来,我觉得最理想的保管方式是:运用科学的、现代化的方式去管理档案;恢复古老的库房建筑模式去保存档案。

2、恢复传统的档案库房与保护方法

追根溯源,中国早在商代殷墟中,在宗庙建筑的左右常伴有穴居式的地下室,地下室内又多有圆窦和方窖。大部分的甲骨档案就处于这些窖窦中,可以说这是发现较早的储藏档案的库房之一。西周时期,同样将许多重要的档案保存在宗庙(天府),设于宗庙之中。其原因之一是宗庙的建筑比较坚固,便于保密和保卫,充分说明了周王朝对档案的重视。秦律中规定,在靠近档案库房的地方,不得新建官吏的居舍。西汉时,统治者对档案的重视更加明显,著名的石渠阁、天禄阁、麒麟阁及兰台都是在此时建成的。东汉更有东观、宣明、鸿都等皇家库房。特别是在此时出现了存放档案的石室建筑,开创了我国以石室金柜保存档案的先河。从西汉出现纸张到东汉蔡伦发明新造纸术,纸张开始运用于官文之中。到东晋时期,文书从以竹木简牍为材料的状况,发展为几乎全部用纸张进行书写。随着纸张成份的增多,麻纸、皮纸、藤纸相继出现,档案的形状也趋向多元化。如有:折状、册状、卷状,还有条、片、单等。在存放时,档案需要的空间比过去节省了,但对档案库房的要求却更加严格了。

明代是档案储藏建筑水平较高的时期。洪武初

年,建立了收贮全国黄册的专门档案库房———后湖黄册库;孝宗弘治五年,建造了砖木结构的内阁大库;嘉靖十三年,建造了石室无梁建筑的皇史。从其周围的环境、库房建筑结构及保管档案的效果,都达到了档案库房建筑最完美的高峰。特别是皇史,从明代建立,经过清代直沿用到今天,依然完好无损,成为石室金匮典范之作。

积历史的经验,我认为今后的档案保存环境应否

可以采取以下几种方式:

(1)恢复皇史式的传统库房

我赞成恢复有特点、有优势的传统的古代库房建

筑群。其优势在于:

①古代库房多以全砖石结构建成,地基高、墙壁

宽、房顶厚,坚固而耐久;

②全封闭式的建筑,温湿度相对比较稳定,不容易

随着室外温度的变化而忽高忽低;

③古代库房的结构,木制材料较少,可起到防止火

灾这个档案之大患的发生;

④由于古代库房有墙壁较宽的特点,使虫及虫卵

很难侵入并生存、繁殖;

⑤古代库房的建筑方式,节省了大量的后期消耗

品的开支。如空调设备、电力的消耗等,而完全现代化的库房建筑,后期费用将远远高于古老库房建筑费用的数倍。

(2)恢复传统的档案保护方式

①副本制度

从我国西周时期,朝廷的重要档案大都置有副本

多份,分存在各处。对我们历史档案的保管产生了深远而良好的影响。以至后来秦朝也有副本多份。到了明清时期副本制度更加完备,有了专门存放副本的库房。

②大量编纂出版档案史料

古代档案很早就被历代统治者所重视,并开始将

其重要部分编纂成史料汇编,为以后研究前朝的历史起了巨大的作用。因为历史研究是通过材料分析的形式实现的,所以历史材料是历史研究得以进行的不可缺少的前提条件。但是,历代保留至今的档案原件往往不多,庆幸的是,其中部分档案是在纂修完史料后遭到毁灭或破坏的。可以设想如果没有前人精心的劳动,更多的历史将是一个谜。

③石刻存放

石刻始于秦朝。石刻记事不仅取材方便。镌刻比

较容易,并难于迁徒,便于长久保存。所以石刻记事视为秦代在我国文化发展史上的一大创造。大量的石刻记事文字,为我们保存下了许多珍贵的历史档案资料。前不久,国家决定将房山云居寺石经回藏,就是一个例子。我们不妨可以将重要的档案珍品镌刻在石碑上并埋于地下,永久保存。

(3)加强档案保护技术研究

从古至今,聪明的中国人都曾以各种办法来保护

档案。东汉用黄蘖染纸防虫;隋唐用芸香草、南朝用麝香、木瓜防虫;宋代用蜀椒液处理纸张;明代用铅丹为成分制成的防蠹纸做档案封面;另外,明清时期,除继续使用芸香草避蠹外,还使用麝香、樟脑避蠹。清代在皇家实录、圣训等文献中,夹置烟叶防虫;在包玉牒的双层锻布中间夹入黄柏纸以躯虫、防虫。此外,汉唐始出现了档案定期抖晾制度,它一直被各朝代沿袭下来,作为防虫、防潮的一种辅助手段。今天,科学技术迅猛发展,伴随而来的环境污染也将是非常严重的,档案保护技术是科研人员今后研究的重要课题。

3·利用现代化的手段,加强档案的保护与利用

21世纪,将是一个科学技术高度发展的时代。我

们可利用现代的技术,在配备有档案安全保护措施的前提下,对历史档案进行各种手段的复制。如①缩微,②光盘,③扫描,④复印,⑤临摹等。以档案复制件代替原件使用和流通,通过各种网络系统为科研人员提供方便的服务。这样,不但方便了社会利用,而且更有利于保护档案原件。

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